Każdy z nas na co dzień korzysta z wielu programów komputerowych: systemu operacyjnego, edytora tekstów, przeglądarki internetowej i innych. Jednak nie wszyscy zdajemy sobie sprawę, że programy te posiadają bardzo różniące się od siebie zgody na użytkowanie, nazywane licencjami. Licencje można pokrótce podzielić na komercyjne i darmowe. Niestety, ten podział jest znacznie bardziej skomplikowany i uzależniony od mnóstwa czynników.

W poniższym artykule postaramy się przystępnie przybliżyć problematykę licencji oprogramowania.

Licencje komercyjne

Programy komercyjne to te, za które należy zapłacić. Niektórzy producenci wprowadzają też pewne zróżnicowanie w obrębie licencji komercyjnej. Więcej zapłaci firma, mniej placówka edukacyjna czy student korzystający z programu do nauki (np. oprogramowanie dla grafików, dla projektantów). Istnieją też darmowe odmiany programów komercyjnych do użytku prywatnego (domowego). Dzięki temu możliwe jest korzystanie z pełni możliwości na przykład programu antywirusowego za darmo, jeśli zainstalujemy go na domowym komputerze. Za ten sam program (choć często wzbogacony o dodatkowe funkcje), przeznaczony do pracy na komputerach firmowych – trzeba już zapłacić.

Firmy produkujące specjalistyczne oprogramowanie dla jednostek budżetowych lub przedsiębiorstw, jak QNT Systemy Informatyczne, oferują różne rodzaje licencji, dostosowane do oczekiwań, a także zasobności Klienta.

Jednym ze stosowanych rozwiązań jest umowa abonamentowa, w ramach której bez ponoszenia kosztów zakupu Klient nabywa prawo do użytkowania programów przez określony czas. W ramach abonamentu Użytkownik otrzymuje szereg usług, takich jak aktualizacje programów wynikające ze zmian legislacyjnych, wprowadzonych zmian funkcjonalnych czy udzielanie bieżącej pomocy telefonicznej związanej z eksploatacją programów. Warto jednak pamiętać, że Użytkownik wybierający taką licencję nie staje się właścicielem programu, a jedynie go „wypożycza” na określony czas. Po wygaśnięciu umowy należy program usunąć z komputera.

Innym rozwiązaniem jest zakup licencji bezterminowej – wówczas Użytkownik staje się właścicielem zakupionego oprogramowania. Producent może zaoferować umowę na utrzymanie oprogramowania, która - oprócz tego, że zapewnia wszelkie usługi obecne w umowie abonamentowej, jak regularne aktualizacje i pomoc techniczną - gwarantuje również rozszerzoną opiekę specjalistów i wiele usług dodatkowych, np. zabezpieczanie przed utratą danych czy dodatkowe konsultacje.

Licencje darmowe i… z haczykiem

Twórcy oprogramowania lubią dzielić się swoimi dziełami. Dlatego w Internecie dostępnych jest wiele programów całkowicie darmowych (tzw. freeware), które nie wymagają wnoszenia żadnych opłat za ich instalowanie i użytkowanie. Ale uwaga! Tylko niektóre z nich można zainstalować na komputerach firmowych. Zalecamy uważne przeczytanie licencji, którą znajdą Państwo podczas instalowania programu (zwykle można ją od razu wydrukować). W zasadach użytkowania autor programu zawsze zawiera informację, czy z jego dzieła można korzystać tylko do celów prywatnych, czy także komercyjnych. Przykładowo pakiet programów biurowych Open Office można zgodnie z licencją wykorzystywać do działalności gospodarczej (w firmie). Co więcej, można go także zupełnie legalnie używać w jednostkach administracji publicznej – staje się tym samym interesującą alternatywą dla płatnego pakietu MS Office firmy Microsoft. Co ciekawe, pakiet Open Office można również oficjalnie kupić w wersji „pudełkowej” – w tym przypadku sam program nadal jest darmowy, a płacimy jedynie za specjalne dodatki (np. szablony dokumentów, pomoc techniczna, podręczniki itp.).

Poniżej prezentujemy kilka popularnych rodzajów licencji.

• Adware to licencja, która umożliwia rozpowszechniane programu za darmo, ale z funkcją wyświetlania bannerów reklamowych, dzięki którym autor zarabia. Zwykle istnieje też możliwość nabycia wersji programu bez reklam - za opłatą. Programy takie wymagają połączenia internetowego (kliknięcie na banner odsyła do reklamowanej witryny).
• Shareware to rodzaj licencji programu komputerowego, który jest rozpowszechniany bez opłat z pewnymi ograniczeniami do wypróbowania przez Użytkowników. Po okresie próbnym (producent ustala okres działania programu w wersji darmowej) lub po określonej liczbie uruchomień za taki program trzeba zapłacić lub zrezygnować z korzystania z niego. Czasem producenci programów na tej licencji nie stosują żadnego z powyższych sposobów skłonienia Użytkownika do zapłaty – program nadal działa, jedynie przypominając komunikatami o konieczności jego zakupu. Zbliżoną licencją jest wersja trial (z ang. próba).
• Demo to celowo zubożona wersja programu, która jest udostępniana za darmo w celu wzbudzenia zainteresowanie produktem. Użytkownik może wypróbować działanie niektórych funkcji programu, ale żeby w pełni z niego skorzystać, musi zakupić pełną wersję (np. wersja demo programu graficznego umożliwia modyfikację fotografii, ale już nie zapisanie efektów pracy).
• GNU GPL. Podstawową ideą tej licencji jest swoboda modyfikowania i rozpowszechniania oprogramowania. Programy oparte na tej licencji są zatem nie tylko darmowe, ale mogą być zmieniane przez Użytkowników w celu ich ulepszenia. GNU GPL w swoim założeniu realizuje cztery wolności: wolność uruchamiania programu w dowolnym celu, wolność analizowania, jak program działa i dostosowywania go do swoich potrzeb, wolność rozpowszechniania niezmodyfikowanej kopii programu oraz wolność udoskonalania programu i publicznego rozpowszechniania własnych ulepszeń, dzięki czemu może z nich skorzystać cała społeczność. Przykładowe programy wykorzystujące tę licencję to pakiet programów biurowych Open Office czy GIMP – odpowiednik komercyjnego programu do obróbki zdjęć Photoshop.

Dlaczego warto czytać licencje?

Choćby dlatego, że zainstalowanie w firmie programu, który jest darmowy tylko do użytku prywatnego, może sporo kosztować. W przypadku wykrycia naruszenia licencji podczas kontroli (zwykle bierze w niej udział przedstawiciel organizacji reprezentującej producentów oprogramowania, np. BSA, w towarzystwie funkcjonariuszy Policji), Użytkownika takiego oprogramowania czekają poważne sankcje finansowe, jak również zabezpieczenie sprzętu komputerowego, co może sparaliżować funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

W pudełku czy przez Internet?

Warto przy okazji wspomnieć o modelach sprzedaży oprogramowania. W przypadku „dużych” programów najczęściej decydujemy się na tzw. wersję pudełkową (na trwałym nośniku, czyli płycie CD lub DVD). W przypadku mniej skomplikowanych programów popularna staje się dystrybucja elektroniczna, za pośrednictwem Internetu. Pamiętajmy! Niezależnie od wyboru sposobu zakupu funkcjonalność programów pozostaje identyczna. Na korzyść drugiego wariantu przemawia oszczędność – nie trzeba programu tłoczyć na płycie, pakować do pudełek i rozsyłać do sklepów. Zakup wersji elektronicznej jest więc znacznie tańszy.

Czym jest wdrożenie i dlaczego to takie ważne?

W przypadku skomplikowanych systemów informatycznych ich zakup bywa powiązany z tzw. wdrożeniem. Pracownik firmy przeprowadza instalację programu, a następnie szkolenie dla osób, które będą w przyszłości z niego korzystać. Jest to proces złożony, ale niezbędny, by w pełni wykorzystywać możliwości oprogramowania.

Każde wdrożenie rozpoczyna się od analizy przedwdrożeniowej. W jej trakcie analizowane są sposoby realizacji przez Klienta poszczególnych procesów pracy. Kolejne czynności związane są z właściwą implementacją systemu oraz szkoleniami: merytorycznymi dla Użytkowników i technicznymi dla administratorów systemu. Szkolenia mogą mieć charakter spotkań indywidualnych (na ogół w siedzibie Klienta) lub grupowych kursów (w siedzibie Klienta lub firmy). Odpowiednio zaprojektowany harmonogram szkoleń pozwala wdrożyć system w bardzo krótkim czasie, praktycznie bez utrudnień w bieżącej pracy Klienta.

Ciekawą propozycją skierowaną dla mniej zaawansowanych Klientów jest usługa asyst. W jej ramach specjaliści firmy tworzącej oprogramowanie towarzyszą Użytkownikom programów w ich codziennej pracy. W ten sposób mogą na bieżąco udzielać wskazówek dotyczących ich obsługi, a także odpowiadać na pytania Użytkowników.