Qwant to ceniony w szkołach i placówkach oświatowych, a także w jednostkach administracji publicznej program do prowadzenia księgowości i rozliczania finansów. Do jego najważniejszych zalet należy rozbudowana i przyjazna Użytkownikowi funkcjonalność. Możliwości wykorzystania programu nie ograniczają się jedynie do dekretowania dokumentów. Qwant może służyć również między innymi do planowania i kontroli realizacji budżetu, prowadzenia ewidencji rozrachunków z kontrahentami, a także jako źródło informacji zarządczych. Program jest w pełni zgodny z zapisami Ustawy o rachunkowości oraz innymi aktami prawnymi dotyczącymi sfery finansowej jednostek budżetowych. Qwant jest przez nas cyklicznie wzbogacany o nowe funkcje i mechanizmy czyniące pracę księgowych jeszcze prostszą i wygodniejszą.

Główne obszary wykorzystania programu

Szybkie i bezbłędne księgowanie dokumentów
Podstawowym obszarem wykorzystania programu jest oczywiście dekretacja dokumentów. Program w dużym stopniu wspomaga realizację tego zadania począwszy od możliwości konfiguracji struktury kont księgowych, przez łatwe zdefiniowanie planu kont, aż po mechanizmy pomagające we wprowadzaniu dekretów. Qwant wyposażony jest w system podpowiedzi symbolu kont, danych kontrahentów, placówek, zadań oraz składników zadań, a także w mechanizmy powtarzania kwot po stronie Wn lub Ma i tworzenia nowych dekretów na podstawie wcześniej utworzonych. Program pozwala na wprowadzenie korekt dokumentów – tak zwane księgowanie na czerwono.

Bardzo ważnym udogodnieniem jest także dostępna w programie funkcja automatycznego księgowania dokumentów. Jej działanie opiera się na zdefiniowaniu schematów księgowania dla najczęściej wykonywanych dekretacji. Zastosowanie automatów księgowych pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, nie trzeba bowiem wielokrotnie powtarzać tych samych czynności.

Użytkownicy programu cenią sobie zastosowane rozwiązania ograniczające możliwość popełnienia pomyłki. Służą temu między innymi mechanizmy rekapitulacji dokumentów, sprawdzania poprawności formalnej dekretów,  weryfikacji poprawności wprowadzanych numerów NIP, REGON, IBAN.

Rozliczanie rozrachunków
System pozwala na wystawienie faktury lub rachunku dla kontrahenta na podstawie zadekretowanych dokumentów. W programie prowadzone są  rejestry faktur sprzedażowych i zakupowych, a także rejestr VAT sprzedaży oraz zakupu (jest on uzupełniany automatycznie na podstawie dekretów). Qwant daje również możliwość rozliczania pożyczek i zaliczek pobieranych przez pracownika.

Wygodna obsługa płatności
Program Qwant pozwala na prowadzenie obsługi kasowej instytucji oraz wykonywanie przelewów i rejestrację wyciągów bankowych. Realizacja przelewów za pomocą programu jest bardzo prosta i szybka, między innymi dzięki możliwości utworzenia nowych przelewów na podstawie dekretów lub na podstawie już istniejących przelewów. Użytkownik może skorzystać z funkcji eksportu elektronicznych poleceń przelewów do najczęściej wykorzystywanych systemów bankowych (między innymi Elixir, Multicash, Videotel). Możliwe jest również pobieranie wyciągów bankowych z tych systemów. Polecenia przelewów w formie „papierowej” są drukowane w formacie zgodnym z zaleceniami Związku Banków Polskich.

Qwant pozwala na pełną obsługę procesu windykacji: drukowanie wezwań do zapłaty, upomnień i potwierdzeń sald (także dla kontrahentów, których salda rozrachunków są zerowe), co znacznie ułatwia codzienne rozliczanie płatności z kontrahentami. Program umożliwia obliczanie i drukowanie not odsetkowych (podatkowych i ustawowych).

Planowanie i kontrola budżetu
Opisywany program jest przygotowany do rejestracji dokumentów planu finansowego jednostki oraz jego późniejszych korekt. W trakcie roku budżetowego możliwe jest wykonywanie zestawień realizacji planu. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że zarówno w dokumentach planu finansowego, jak i w trakcie dekretacji dokumentów księgowych program pozwala uwzględniać klasyfikację zadaniową. Ważną dla Użytkownika funkcją jest kontrola realizacji planu w trakcie księgowania na danym paragrafie klasyfikacji budżetowej.

Qwant pozwala na automatyczne generowanie sprawozdań budżetowych. Na wzorach zgodnych z odpowiednim rozporządzeniem Ministerstwa Finansów mogą być drukowane następujące sprawozdania: Rb-23, Rb-27, Rb-27S, Rb-27ZZ , Rb-PDP, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-Z, Rb-N, Rb-30S, Rb-31, Rb-32, Rb-33, Rb-34SRb-50, Rb-ST, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu jednostki.

Analizy księgowe i finansowe
Warto się również przyjrzeć oferowanej przez program funkcjonalności tworzenia zestawień. Pozwalają one na bieżąco kontrolować przepływy finansowe związane z działalnością jednostki. Mogą być także podstawą do wyciągnięcia wniosków pomocnych w procesie zarządzania. Jako przykład takich zestawień warto wymienić: dziennik obrotów, zestawienie obrotów i sald, karty kontowe, zestawienie kosztów według rodzajów oraz miejsc ich powstania, zestawienie wydatków według klasyfikacji budżetowej i miejsc ich powstania, zestawienie rozrachunków z kontrahentami i osobami. Qwant dostosowany jest także do współpracy z Systemem Informacji Oświatowej na zasadzie eksportu danych dotyczących kosztów.

Integracja danych
Program Qwant może tworzyć dekretacje na podstawie poleceń księgowania z programu płacowego Qwark. Upraszcza to pracę pionu administracyjnego jednostki.

Bezpieczeństwo danych
Dane na temat finansów są jednymi z najważniejszych informacji przechowywanych przez jednostkę. Dlatego w programie Qwant dostęp do nich zabezpieczony jest przez system nadawania uprawnień poszczególnym Użytkownikom systemu. Ponadto program umożliwia szybkie wykonanie archiwizacji bazy na dowolnych nośnikach na wypadek uszkodzenia lub utraty danych.